1、概述
管理软件之所以存在，是因为其有积极意义。在通讯、金融等等行业经过常年的实施与使用，人们对软件系统的价值认识是全面和成熟的。
在数码印刷、图文、快印业，由于信息化实施时间尚不够久远，因此，人们对其价值的认识未必是充分和成熟的。有时候我们只是简单的认为管理软件只是电脑打单、快速算账。但仅仅以这样片面的观点去理解管理软件，这对您选择软件、利用软件是不利的。不正确、全面的认识软件价值，不从长远考虑去选择软件产品，最终可能使您每隔一段就得换一个软件，多年用下来，什么数据也没有积累，只是重复的进行打单收钱的操作而已。
印特认为企业管理软件至少存在四方面的价值，即“精效化考核”、“数量化稽核”、“规范化经营”、“科学化决策”。
2、价值之一“精效化操作”
所谓“精效”即“精准、效率”。软件可以更“精准”这点是毋庸置疑的。关键是如何理解“效率”二字。
有了软件，我们一般都可以想到算账可以算得更快，月底对账可以统计的更快，没错这就是“效率”化的体现。在印特软件中，一些日常操作只需要操作5秒钟即可完成，如“开空工作单”、“填制作明细”、“核算结算款”、“打对账单据”、“结应收账款”。
但是，我们会经常听到这样的质疑：“手工开单比软件操作更快！”。对前台而言，填写基本的客户名字和制作要求时是比软件要快一些，尤其对于一些打字不是很熟练的前台来讲，但是，这种观点一定是对的吗？
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换个思路，打个比方：“从上海出发，坐火车还是坐飞机回北京更快？”，我相信所有人，包括前台都会认为坐飞机会更快。
飞机和软件都是“效率”化工具，为什么结果会完全不同呢？
事实上，在我们的比方中，我们的目标是“回到北京”，尽管坐飞机得提前2个小时出发，又得历经安检等手续才能够登机，但是，中途的效率是惊人的，一定可以更快的到达北京。而前台在开单时，她可能只关注自己的“开单”环节，忽略了全局观，只从她完成“开单”这个操作而言，认为是“手工”要快。但如果系统的、全局性的考虑“开单、结算、打单、月底对账、月底结账”，那么前台就绝对不应该说“手工”比“电脑”更快了。
所以，“手工开单比软件操作更快！”的说法是不成立的，是前台人员只考虑自己的本岗位工作的“短视”表现。因此，理解软件的“效率”，不仅仅要看到其计算的快速性，更要从企业经营的多岗位、全流程的角度来看，如果你是从全局的、系统地角度来看此问题，你就不会对软件的效率产生置疑了。
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3、价值之二“数量化稽核”
经营是需要有数据做支持的。粗放经营时，没有数据似乎也是可以盈利的。很多时候您可能只考虑这个月收了多少钱、花了多少钱，然后挣了多少钱。只要有挣，日子就可以继续了。这是粗放的，不够精细的经营风格。
没有数据做基础，怎么才能进行管理呢？
一辆没有速度表的车可不可以开呢？可以的，因为，你跟着前面的车或者看着后面的车，他们怎么开，你就怎么开。企业经营也如此，如果没有数据做支持，你就只能看着别的公司，他们怎么做，你也怎么做。他们做会员卡、打8折，你也跟着做，虽然你不知道你打8折时不时还赚钱。这样，你无法超越他们，也不敢尝试超越他们，因为，你一超车，由于没有速度表，你就担心会超速。
一个不容忽视的现象是，越是专业的、优秀的，越看重数据的价值。一个专业的赛车上面必定配备大量的仪表，不只是常见的速度表、转速表、还得有液压、胎压、胎温等反馈数据。
企业经营也如此，你不仅仅需要知道你的收入有多少、支出有多少，你还需要知道比如：“客户—应收多少，预存多少”、“员工—开多少单，做多少活”、“供应商—现付多少、应付多少”、“耗材—进了多少、用了多少”、“设备—抄表多少、浪费多少”。
现代企业经营管理必定是注重数据稽核的，而软件正是为你快速、全面的展现企业经营的各项数据，帮助你分析你为什么盈利、盈利的方向是怎样、又该如何进一步扩张。
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4、价值之三“规范化经营”
何谓规范化经营？就是公司发展战略要符合科学发展观、有数据、有论证、有目标、有步骤、有检验，公司经营方法要有制度、有体系、有文件、有执行、有考核。
粗放经营长久来看是不可取的，是必须抛弃的，必须向规范化经营转变的。目前行业内很多企业的经营并不规范，还是很粗放，但是，实事上同时很多企业仍然有钱可以赚。但是我们不能被眼前的收益所迷惑，以致于忽略了规范的必要性。
快印行业兴起于2000年，正好赶上中国的高速发展上升阶段，城市化进程大举推进并由此带来了大量的基础建设需求、繁荣发展的第三产业，这些都大大地推进了快印、图文、数码印刷市场活力。市场需求火爆，确实是谁都可以赚到钱。但是，一旦经济发展速度放缓，那个时候考察的就是真功夫。退潮的时候，就知道谁是真正的裸泳者。如果您的企业还打算继续经营一段时间或者将来被收购时要卖个好价钱，就必须立即、马上考虑并着手进行规范化管理。
规范化管理需要落实成制度，制度只是条条款款，是需要执行的，而软件恰恰就是一个帮助你执行制度、流程的工具平台，至少印特系统的设计是从这样的出发点开始的，印特软件提供的不只有基本的业务处理工具，更有全面的客户关系管理、内部系统办公、业绩绩效管理等企业经营方方面面的思想与工具体系。
简单的说就是，现代化企业经营需要规范化、规范化必然产生制度、而软件就是执行制度的工具平台。
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5、价值之四“科学化决策”
你知道你的客户里面最有价值的前10位客户分别是谁吗？你知道你上一个季度和这一个季度相比，彩色的印量有多少差异吗？这些彩色印量所带来的毛利有所不同吗？
“决策”一词离我们并非很遥远，而且息息相关。
我们在北京有个客户，在他没有使用软件管理之前发生了一个这样的故事。他的一个老客户A因为和前台沟通不到位，一气之下大幅减少了在店中的消费，从每个月的2-3万下降到不到2000元。恰好A公司的负责人是笔者的朋友，有一天，笔者接到A的电话，让笔者帮他从中关村寻找另外一家快印店，笔者问清楚来龙去脉后给快印店老总打电话报告了他客户正在流失的情况，他居然丝毫感觉不到。他先和A充分沟通挽留了A，并经过约2天的核查，然后给我打了个电话，说还是得上个软件，要不然看不到哪些客户在流失。尽管他可以通过计算纸质单据的数据，但是，太慢了，太费人力了。从那之后，他经常在软件中使用“价值分析”功能判断他的客户消费波动，积极挽留可能流失的老客户。
另外，我们这还有个真实的例子。也是北京的一家块印店，没有上软件之前，他们自己用本子做客户分组，组内有很多客户名单，不同的组他逢年过节的待遇不一样。上了软件之后，他原样的把这些客户分配到这些组中，运行了2，3个月，有一次笔者去他店中做回访，他兴奋得告诉我说，他将客户系统的分组了，查询起来很方便。我带着他继续深入的了解客户排行功能，从“销售金额”、“优惠折扣”、“消费次数”、“每单均额”等多种维度分析各个分组的客户。一个令人“惊讶”的结论出来了：VIP客户分组实际上并非“VIP”，都是些“来的次数多、每单金额少、优惠折扣低”的客户。热闹不代表问题，利润说明一切，随后他大刀阔斧的对他的客户分组重新整理。
这两个实际发生过的例子说明：软件数据、分析功能能够帮助你做出真正意义上的“决策”。
利用“销售汇总”功能可以帮助你找到真正的利润方向；利用“客户排行”可以挖掘出最有价值的客户；利用“价值分析”功能可以判断客户的粘性，挽留可能正在流失的客户；利用“绩效统计”可以有效地肯定员工的努力；利用“异常检测”可以让你即便离开店面都可以快速的掌握所有“非正常”的业务。
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6、结束语
在选择软件之前，如何正确的、全面的认识软件的价值是至关重要的。建议大家从“效率化”、“数量化”、“规范化”、“科学化”4个方面全面的认识管理软件。不要只停留在“电脑打单”的低端层面，也许你现在只用最基本的功能，只需要解决“电脑打单”的问题，但是，我们仍然建议你高瞻远瞩的、从长远的角度思考问题。
正确的认识了软件的价值，也可以帮助您理解购买软件不再只是“消费”，而是“投资”。
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